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KNOS
KNOS

Ogni attività comporta normalmente la produzione di una notevole varietà di documenti di natura eterogenea (ordini, fatture, contratti, relazioni, e-mail ecc..), è altrettanto normale e frequente che questi documenti vengano perduti, archiviati erroneamente o inutilmente duplicati, generando costi spesso sottovalutati.
Per ovviare a queste problematiche KNOS riduce drasticamente i tempi e i costi e rende la gestione dei documenti facile e sicura. La normativa in vigore, sia fiscale che civilistica, garantisce la validità del documento informatico, che può essere presentato anche via Email. La conservazione sostitutiva ha infatti legalizzato il documento elettronico, equiparandolo a quello cartaceo. KNOS è nativamente web based, disponibile anche in versione Mobile (tablet e smartphone) gestisce tutti i documenti cartacei del ciclo attivo e passivo e anche file di qualunque formato (Office, Cad, Mail, Fax, Erp, Immagini).

Caratteristiche principali:
  • Classificare le informazioni in “fascicoli virtuali”
  • Identificare ogni documento del fascicolo virtuale con attributi assegnati liberamente, per ricercare e classificare documenti di diverse tipologie
  • Acquisire massivamente documenti cartacei
  • Acquisire documenti da scanner e multifunzione
  • Acquisire i documenti di posta elettronica (MS Outlook, Lotus Notes, ecc.)
  • Gestire strumenti di collaborazione
  • Workflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento
Vantaggi:
  • Funzionalità complete, semplicità, flessibilità
  • Abbattimento dei costi, da subito
  • Start-up rapidissimo ed economico (2-3 giorni/uomo)
  • Maggiore efficienza operativa nei processi
  • Maggiore sicurezza delle informazioni
Moduli:
  • Modulo Tipologie
  • Modulo Attributi
  • Modulo Workflow
  • Modulo utenti e gruppi
  • Modulo gestione sicurezza e ruoli
  • Modulo Log
Struttura delle informazioni

L’applicazione della Gestione Documentale provvede ad archiviare le informazioni in “fascicoli virtuali” detti pubblicazioni. Tutte le pubblicazioni sono suddivisibili in:
- Tipologie (ad esempio “offerte”, “progetti”, “e-mail”, “fascicolo qualità”…); ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio testi ed immagini in formato elettronico)
- Informazioni Accessorie (sono gli attributi assegnati a ciascun documento del fascicolo virtuale per la ricerca e la classificazione di documenti di diverse tipologie: ad esempio la data di creazione, l'oggetto…)
- Link Esterni (ad esempio siti web contenenti informazioni “collegate”)
- Riferimenti interni (ad esempio altre circolari archiviate tramite l'applicativo)

Come viene alimentato l'archivio

- Archiviazione documenti provenienti dal gestionale: KNOS accogliere i documenti tipicamente gestiti dall'ERP aziendale, in questo modo vengono resi disponibili anche agli addetti che non hanno accesso al sistema gestionale. Specifici add-in di integrazione consentono di archiviare automaticamente documenti contabili e/o fiscali che risulterebbero utili, in formato pdf, all'interno dell'archivio. L'impiego di specifici modelli di archiviazione consente di indirizzare correttamente i documenti quanto a ubicazione, parametri di catalogazione e stato.
- Trasferimento rapido: per trasferire i file da pc all'archivio documentale, tramite un semplice drag & drop.
- Integrazione con scanner: KNOS permette di utilizzare dispositivi di scannerizzazione che consentono l'archiviazione (in modalità semiautomatica) di file in qualsiasi formato. E' possibile inoltre acquisire in modalità completamente automatica un file risultato dalla scansione realizzata da scanner dotati di interfaccia twain; questo tipo di file vengono automaticamente trasformati dal sistema in formato pdf. E’ possibile inoltre acquisire documenti cartacei tramite l'utilizzo del codice a barre OCR (acquisizione ottica).
- Alimentazione manuale: potete creare manualmente pubblicazioni (fascicoli virtuali) corredati delle necessarie informazioni di catalogazione (attributi) e allegandovi uno o più file di interesse.

Flusso Documentale

KNOS permette di automatizzare la gestione dell'iter documentale relativo ad un determinato processo.
In particolare comprende le funzionalità di workflow grafico, che consente di:
1. disegnare i vari stati del workflow (ellissi) e di collegarli tramite azioni (frecce ) indicare un periodo di scadenza, uno di tolleranza ed uno di esecuzione automatica di una certa azione;
2. assegnare i permessi di accesso e configurare le notifiche ai vari utenti coinvolti;
3. destinare automaticamente un messaggio a chi controlla il flusso nel caso una azione non venisse eseguita a tempo debito, qualora siano trascorsi i giorni di tolleranza dalla scadenza e/o per una eventuale esecuzione automatica dell'azione
4. monitorare lo stato di avanzamento del flusso evidenziando le azioni eseguite, quelle scadute ma in tolleranza e quelle effettivamente scadute, con segnalazione della data e dell'utente di esecuzione associate;
5. verificare lo stato avanzamento di più fascicoli virtuali di una stessa tipologia visualizzando il workflow grafico associato;
6. modificare un Workflow esistente;

Ricerca delle informazioni

Sono previste molteplici modalità di accesso alle informazioni:
Per Cataloghi: le informazioni gestite vengono catalogate secondo raggruppamenti logico-tematici, denominati appunto “cataloghi”. E’ possibile raggiungere ogni pubblicazione esplorando cataloghi diversi; una pubblicazione relativa all'area Titoli potrebbe ad esempio avere attinenza anche con l'area Studi: il sistema di archiviazione documenti ne garantisce la reperibilità da punti d'accesso diversi, senza appesantire l'organizzazione e l'infrastruttura tecnologica con inutili duplicazioni. KNOS assicura inoltre la completa aderenza, nel tempo, ai cambiamenti che potranno interessare l'organizzazione.
Ricerca tradizionale: è possibile effettuare una ricerca attraverso molteplici filtri: attributi (come "tipologia documento") o stato (“in redazione”, “abrogata"...). E' presente la ricerca full text, con la possibilità di esplorare il contenuto testuale dei file allegati. E’ possibile inoltre eseguire una ricerca per parole chiave: infatti ad ogni pubblicazione possono essere associate parole-chiave che ne descrivono il contenuto, ma che non sono comprese nei tradizionali attributi – ad esempio nell'oggetto – o non sono presenti nel testo dei documenti allegati; in questo modo effettuate ricerche secondo prospettive più flessibili. Le parole-chiave sono inoltre incrociabili, come criteri di ricerca, con gli attributi, consentendo all'utente la predisposizione di filtri altamente selettivi.
Navigazione: si possono individuare percorsi informativi alternativi attraverso l'impiego dei link interni (riferimenti) ed esterni (es. a pagine web) inseriti nelle pubblicazioni. Ogni utente potrà quindi liberamente percorrere la base di conoscenza, risalendo le catene di link inseriti nelle pubblicazioni medesime.

Vantaggi

Abbattimento dei costi, da subito.
La semplice e veloce gestione dell’archiviazione documentale permessa da ALYANTE Enterprise permette di diminuire drasticamente i costi diretti, legati all'utilizzo di carta, fotocopie e stampa, così come l' ”abisso” dei costi indiretti, ovvero il tempo dedicato all'archiviazione delle informazioni, le ore/uomo spese per ricercare i documenti, le inefficienze e i danni dovuti ad errori di catalogazione e smarrimento.

Start-up rapidissimo ed economico
Essendo un'applicazione web based, l'impatto degli aggiornamenti è azzerato, fate dialogare questo modulo con eventuali siti Internet e avete una soluzione completamente configurabile e flessibile sulla base delle vostre specifiche esigenze di gestione documenti.
Un progetto di gestione e archiviazione documentale diventa pienamente operativo in tempi estremamente brevi, senza richiedere necessariamente cambiamenti drastici: non si tratta di eliminare la carta dall'oggi al domani, ma è possibile intervenire innanzitutto in alcuni ambiti (per esempio la qualità o la contrattualistica) per poi gradualmente espandere la gestione elettronica a tutta l'azienda o adottare la conservazione sostitutiva a norma dei documenti fiscali e contabili.

Maggiore efficienza operativa nei processi
Quanto tempo viene perso normalmente per recuperare dati e documenti non correttamente archiviati o condivisi?
L'archiviazione Documentale di ALYANTE Enterprise permette di organizzare tutti i dati e le informazioni aziendali attraverso la creazione di un archivio unico centralizzato: tutti i documenti aziendali sono conservati e classificati opportunamente con pochi click del mouse. L'archiviazione digitale, unitamente alle modalità operative e di ricerca semplici e funzionali e alla migliore e più veloce condivisione di informazioni e documenti, abbatte drasticamente i tempi operativi aziendali e incrementa l'efficienza operativa del personale, rendendo il lavoro più facile e... leggero!

Maggiore sicurezza delle informazioni
L'accesso tramite permessi specifici e l'univocità del documento archiviato, rendono la gestione elettronica dei documenti nettamente più affidabile della tradizionale gestione cartacea.
Anche nel caso in cui il documento esista già come file, è molto più facile che vada perso perché legato a modalità di classificazione personali del soggetto che le ha in gestione.
Nel caso inoltre vogliate realizzare attività di conservazione sostitutiva, potete realizzarla a norma di legge e in completa autonomia con la procedura apposita.

Modulo Tipologie

Consente di definire le tipologie di pubblicazione che l'applicativo gestirà. Ad ogni tipologia è associabile un set di attributi, che la caratterizzano e che ne facilitano il reperimento in fase di ricerca “tradizionale”. Ad esempio alla tipologia “Manuali” sarà possibile associare attributi come oggetto, data, ambito applicativo, emittente…

Modulo Attributi

Permette di creare attributi che combinati in set, caratterizzeranno le tipologie di pubblicazione. La procedura consente la creazione di attributi di natura differente, contenenti ad esempio numeri, testi, elenchi… Di particolare rilevanza l'attributo “Glossario”: un vocabolarietto di key-words (parole chiave) associabili alle singole pubblicazioni.

Modulo Workflow

Si tratta di un raffinato strumento per governare il “ciclo di vita” della conoscenza: KNOS consente di creare ed associare ad ogni tipologia di pubblicazione specifici “flussi di lavoro”; ogni workflow può quindi essere composto di più “stati” (ad esempio “in redazione, “in attesa di approvazione”, “abrogata”…); la singola pubblicazione, coerentemente con la tipologia cui appartiene, acquisisce lo specifico workflow, e potrà attraversare i vari “stati” previsti nel “flusso di lavoro”. KNOS Consente inoltre di gestire graficamente il workflow: è possibile comporre graficamente in maniera interattiva gli stati del flusso e le azioni che intercorrono fra loro, impostando i periodi di esecuzione, scadenza, tolleranza, i permessi di accesso e i messaggi di notifica automatica.

Modulo Utenti e Gruppi

KNOS consente di manutenere l'elenco degli utenti abilitati ad accedere al sistema tramite autenticazione. Ad ogni utente è possibile attribuire login e password di ingresso. Gli utenti potranno poi essere articolati in gruppi di interesse e comunità professionali (es. “addetti allo sportello”, Servizio Titoli…): le pubblicazioni archiviate sul sistema potranno essere “destinate” a singoli utenti o a gruppi. E' possibile inoltre gestire un collegamento automatico tra un elenco di valori (es. un elenco di “materie”) ed un elenco di utenti/gruppi di utenti. Il sistema permette anche di effettuare notifiche via e-mail, fax, sms: ad ogni passaggio di stato è possibile associare una notifica di avvenuto passaggio agli utenti interessati.

Modulo Gestione Sicurezza e Ruoli

Consente di definire ruoli in grado di operare sul sistema (ad esempio capacità di abrogare una pubblicazione oppure funzioni di supervisione sulla stessa). Definiti i ruoli operativi è possibile associare i medesimi ad utenti, gruppi di utenti o ancora ai detentori di altri ruoli. L'amministratore di sistema può in questo modo adattare efficacemente lo strumento alle modalità operative proprie della struttura in cui la procedura si inserisce.

Modulo Log

La conoscenza è, per gli analisti, un “bene patrimoniale” dell'azienda; la sua corretta gestione un fattore competitivo ineludibile. Questa la teoria, nella pratica misurare gli utili direttamente imputabili ad un corretto trattamento delle informazioni aziendali non appare così semplice. Per questi motivi KNOS offre strumenti in grado di supportare al meglio il management nella delicata operazione di misurazione del ROI: ad un registro dettagliato delle operazioni svolte sul sistema sono infatti associati filtri che permettono di verificare ad esempio quanti e quali utenti hanno consultato una specifica pubblicazione e quando, o ancora quali tipologie di pubblicazione risultano più “gradite” agli utenti. Si potrà insomma misurare con precisione quanto l'applicativo è stato effettivamente usato, e da chi; sui risultati ottenuti sarà possibile impostare strategie informative mirate, e con un ritorno immediatamente misurabile.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

KNOS permette di procedere con la “Conservazione Sostitutiva” a norma di legge dei documenti fiscali e contabili, il tutto in completa autonomia.
La conservazione sostitutiva ha infatti legalizzato il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo. l documenti contabili e fiscali rappresentano circa l’80% dei documenti prodotti da un'azienda, dunque rappresentano anche il maggior costo di gestione documentale.
Se l’azienda può liberamente scegliere di gestire in modalità completamente elettronica la documentazione generica, i documenti contabili e fiscali invece, per essere legalmente validi (opponibili ai terzi) richiedono maggior attenzione. La regola è semplice: se il documento è elettronico viene trattato secondo le norme della "Conservazione sostitutiva a norma” si può eliminare il cartaceo; la prassi informatica della conservazione sostitutiva a norma assicura in definitiva al documento elettronico il valore legale normalmente attribuito al cartaceo, che potrà dunque essere dematerializzato.

La conservazione sostitutiva può essere effettuata per diverse tipologie di documenti aziendali:

- Documenti fiscali obbligatori: fatture e note credito, libri contabili (registri IVA, libro giornale, registro cespiti, registro lettere d'intento)
- Documenti fiscali ausiliari: ordini, DDT, mastrini e schede contabili
- Documenti del personale: libri paga, libri matricola, cedolini, CUD, rilevazione presenze
- Documenti generici: contratti, corrispondenza, telegrammi, dichiarazioni, ecc.

Particolarmente importante è infatti la validità giuridica nel tempo, che assolve all’obbligo di conservazione pluriennale, garantita dalla marcatura temporale.

Il processo di Conservazione Sostitutiva è finalizzato a rendere il documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Tale processo di conservazione è successivo a quello di archiviazione elettronica.

KNOS trasferisce in Conservazione Sostitutiva i documenti archiviati mediante opportune procedure che verranno di seguito dettagliate. Successivamente archivia i file su supporto non riscrivibile oppure in una directory del file system.
l documenti conservati in modo sostitutivo potranno essere richiamati o consultati ma, ovviamente, non più modificabili o cancellabili.

Il processo di conservazione sostitutiva

Secondo i dettami della deliberazione CNIPA N.11 del 2004, la conservazione sostitutiva di documenti informatici e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei (anche non ottici ma che garantiscano la leggibilità nel tempo) e si esaurisce con l'apposizione della firma digitale e del riferimento temporale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

Il responsabile della conservazione comunica successivamente per via telematica all'Agenzia delle Entrate l'importo dell'archivio informatico (sul quale è stata apposta la firma digitale e la marca temporale) dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto delta conservazione, nonché la marca temporale.

La comunicazione dell'impronta dell'archivio informatico contiene fra l'altro:

- I dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegalo dal responsabile della conservazione
- L'elenco dei documenti cui l'impronta si riferisce
- L'indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l'impronta dell'archivio
- La marca temporale apposta all'archivio

La comunicazione verrà trasmessa tramite il servizio telematico Entratel o Fisconline entro il quarto mese successivo alla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno a cui si riferiscono i documenti da conservare.

I passaggi da seguire saranno dunque i seguenti:
1. Archiviazione Elettronica dei documenti;
2. Selezione delle pubblicazioni da inviare in Conservazione Sostitutiva;
3. Avvio del processo di Conservazione sostitutiva che si compone delle seguenti fasi:
- Il file (definito “lotto”) contenente l'archivio oggetto di conservazione sostitutiva viene firmato digitalmente; il lotto può comprendere più documenti (per es. i pdf delle fatture emesse) oppure anche solo un documento (per es. il pdf della stampa del libro giornale); la firma digitale viene apposta a tutti i documenti del lotto;
- Al lotto firmato viene applicata una funzione di Hash al fine di generare l’impronta dei documenti in esso con tenuti;
- Al lotto viene applicata la marca temporale;
- l file vengono archiviati su supporto non riscrivibile o su una specifica directory del file system;

4. Generazione automatica della comunicazione in formato Xml, inserendo negli appositi campi l'Impronta generata sul file e la marca temporale;
5. Invio a Entratel della comunicazione, previo controllo con l’apposita procedura fornita dall'Agenzia delle Entrate;
6. Dematerializzazione dei documenti cartacei.

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